Система управління якістю ISO 9001, що впроваджується у Львівській міській раді, покликана впорядковувати діяльність органів влади для налагодження ефективного діалогу між владою та мешканцями Львова. Перевірена світовою практикою система ISO 9001 є прикладом успішного покращення внутрішнього менеджменту органів місцевого самоврядування, відкритості діяльності та задоволення потреб мешканців.

Метою програми є визначення завдань і засобів для вдосконалення діяльності виконавчих органів міської влади відповідно до вимог стандарту ISO 9001.

Серед завдань, що стоять в рамках програми, є створення організаційних структур та прописування їх завдань, формування плану-графіку розробки і впровадження документації системи управління якістю, проведення програми навчань в структурних підрозділах та інтегрування системи управління якістю в наявну систему управління виконавчими органами міської влади.

В рамках програми створено робочу групу, до якої входять представники Інституту міста. Головним завданням робочої групи буде підготовка спеціалістів системи управління якістю та впровадження ISO 9001 в структурних підрозділах.

Буде створено відповідні організаційні структури/посади:

1. Рада з якості;
2. Уповноважений за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001;
3. Спеціаліст системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001;
4. Керівники структурних підрозділів;
5. Відповідальні за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001 в структурних підрозділах;
6. Робоча група;
7. Внутрішні аудитори.

1. Рада з якості - координуючий орган з впровадження та функціонування системи управління якістю:

• Погоджує кандидатури Уповноваженого за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001 і спеціаліста системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001, перелік відповідальних від структурних підрозділів, робочої групи, внутрішніх аудиторів, та подає на затвердження міському голові
• Погоджує перелік документів системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001, які необхідно розробити і впровадити, та подає на затвердження міському голові
• Погоджує перелік процесів і послуг, які визначені у виконавчих органах міської ради, та подає на затвердження міському голові
• Контроль за проведенням навчань посадових осіб
• Контроль за виконанням Плану-графіку з розробки і впровадження документації системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001
• Погоджує план-графік навчань та засідань робочої групи, Політику з якості і Цілі з якості, планування системи управління якістю, та подає на затвердження міському голові
• Погоджує цілі структурних підрозділів і цілі кожного визначеного процесу та подає на затвердження міському голові
• Контроль за проведенням внутрішніх аудитів
• Періодичне аналізування (не менше 2 разів на рік) стану функціонування системи управління якістю.

2. Уповноважений за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001:

• Контроль за функціонуванням системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001 у виконавчих органах міської ради
• Звітування перед керівництвом і Радою з якості про стан системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001.

3. Спеціаліст системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001 (помічник уповноваженого за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001):

• Виконання організаційних, технічних і інших дій за дорученням уповноваженого за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001
• Розповсюдження і контроль за розповсюдженням актуальних версій документів або за їх виставленням і актуалізацією на сервері
• Ведення протоколів згідно програм навчань
• Доопрацювання та погодження з зацікавленими сторонами проектів документів, розроблених робочою групою
• Передача проектів документів на Раду з якості
• При потребі (на вимогу Ради з якості) доопрацювання проектів документів та погодження їх з зацікавленими сторонами і формування остаточної версії проекту документу перед його затвердженням.

4. Керівники структурних підрозділів:

• Участь у програмі навчань і тренінгів керівників структурних підрозділів
• Планування діяльності щодо системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001, забезпечення ресурсами
• Визначення, опис, моніторинг, вимірювання і аналізування процесів структурного підрозділу
• Визначення, опис, моніторинг, вимірювання і аналізування послуг структурного підрозділу
• Контроль за функціонуванням системи управління якістю у структурному підрозділі
• Періодичне аналізування (не менше 2 разів на рік) стану функціонування системи управління якістю у структурному підрозділі
• Контроль за проведенням коригувальних і/або запобіжних дій
• Співпрацювати з внутрішніми аудиторами при проведенні аудитів.

5. Відповідальні за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001 в структурних підрозділах:

• Помічники керівників структурних підрозділів щодо впровадження і функціонування системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001 в своєму підрозділі
• Участь у програмі навчань відповідальних від структурних підрозділів
• Інформування посадових осіб структурного підрозділу про теми навчань, завдання і результати їх та фіксування цього
• Ведення протоколів з інформування посадових осіб про систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001
• Виконання функцій спеціаліста з системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001 у структурному підрозділі.

6. Робоча група:

• Участь у програмі навчань відповідальних від структурних підрозділів
• Розробка і написання проектів документів системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001
• Визначення цілей структурного підрозділу і цілей кожного визначеного процесу
• Подання на погодження переліку документів системи управління якістю згідно з вимогами ISO 9001, які необхідно розробити і впровадити
• Подання на погодження план-графіку навчань та засідань робочої групи, проектів Політики з якості і Цілей з якості, планування системи управління якістю
• Подання на погодження переліку процесів і послуг, які визначені у виконавчих органах міської ради
• Консультування у зовнішніх спеціалістів щодо визначених тем.

7. Внутрішні аудитори:

• Участь у програмі навчань і тренінгів внутрішніх аудиторів
• Пройти тестування знань
• Брати участь у проведенні внутрішніх аудитів
• Контролювати проведення коригувальних і/або запобіжних дій у структурних підрозділах згідно доручень уповноваженого за систему управління якістю згідно з вимогами ISO 9001
• Постійно підвищувати свою компетентність і навики
• Співпрацювати з керівниками структурних підрозділів при проведенні внутрішніх аудитів.

 Впровадження ISO 9001 дозволить зробити діяльність міської влади більш публічною і прозорою та значно покращити якість надаваних адміністративних послуг, впорядкувати роботу виконавчих органів ЛМР та створити систему управління якістю муніципального управління.